Was bedeutet PDF/UA – und warum ist es für Behörden jetzt Pflicht?
Kategorie: Ratgeber | Lesedauer: ca. 4 Minuten
Seit dem Europäischen Barrierefreiheitsgesetz (EAA) und der BITV 2.0 stehen viele Behörden und öffentliche Einrichtungen vor der gleichen Frage: Was müssen wir bei PDF-Dokumenten konkret ändern – und was bedeutet eigentlich PDF/UA?
In diesem Artikel erkläre ich die wichtigsten Grundlagen – verständlich, ohne Fachjargon.
Was ist PDF/UA?
PDF/UA steht für PDF Universal Accessibility und ist ein internationaler ISO-Standard (ISO 14289). Er legt fest, wie ein PDF-Dokument technisch aufgebaut sein muss, damit es von Menschen mit Behinderungen – und von assistiven Technologien wie Screenreadern – zuverlässig genutzt werden kann.
Zu den technischen Anforderungen zählen unter anderem:
- Alle Inhalte müssen getaggt sein (Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen)
- Bilder brauchen Alternativtexte
- Die Leserichtung muss logisch und nachvollziehbar sein
- Formulare müssen über die Tastatur bedienbar sein
- Das Dokument muss sich mit einem Screenreader vollständig vorlesen lassen
Was hat das mit der BITV 2.0 zu tun?
Die BITV 2.0 (Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung) ist die deutsche Umsetzung der europäischen Web Accessibility Directive und gilt für öffentliche Stellen in Deutschland. Sie schreibt vor, dass digitale Inhalte – einschließlich PDF-Dokumente – nach WCAG 2.1 konform gestaltet sein müssen.
PDF/UA ist der Standard, der diese Anforderungen für PDF-Dateien konkret umsetzt. Wer BITV-konform sein will, kommt an PDF/UA nicht vorbei.
Ab wann gilt die Pflicht?
Für öffentliche Stellen in Deutschland gilt die Barrierefreiheitspflicht für Webseiten und digitale Dokumente bereits seit 2019 bzw. 2021. Neue Dokumente sollten von Anfang an barrierefrei erstellt werden. Ältere Bestände sind schrittweise anzupassen.
Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitenden oder einem bestimmten Jahresumsatz werden durch das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) ab dem 28. Juni 2025 ebenfalls in die Pflicht genommen – zumindest für neue Produkte und Dienstleistungen.
Wie erkenne ich, ob meine PDFs barrierefrei sind?
Ein erster Anhaltspunkt: Öffnen Sie das Dokument in Adobe Acrobat und führen Sie die integrierte Barrierefreiheitsprüfung aus. Viele Fehler – fehlende Tags, falscher Lesefluss, fehlende Alternativtexte – werden dort angezeigt.
Eine vollständige und rechtssichere Prüfung nach PDF/UA erfordert jedoch mehr: Neben automatisierten Tests ist immer auch eine manuelle Prüfung notwendig, da viele Fehler nur im realen Screenreader-Test sichtbar werden.
Fazit
PDF/UA ist kein optionaler Standard, sondern für viele Behörden und bald auch für Unternehmen rechtlich relevant. Der gute Ausgangspunkt: Bestehende Dokumente lassen sich in vielen Fällen nachträglich barrierefrei aufbereiten – ohne sie komplett neu erstellen zu müssen.
Wenn Sie wissen möchten, wo Ihre Dokumente stehen, können Sie ein PDF unverbindlich zur Ersteinschätzung einreichen.
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